60% Zeitersparnis • Datenschutzkonform • Sicher • Intuitiv
Effiziente Gremienarbeit für alle
Deutschland ist das Land der Vereine.
Und der Bürokratie.
skai gremium ist ein spezialisierter KI-Assistent für Gremienarbeit – entwickelt für Vereine, Verbände, Kammern, Aufsichtsräte und ähnliche Organisationen. Die Lösung unterstützt bei Protokollen, Anträgen, Sitzungsdokumentation und beim schnellen Zugriff auf Satzungen, Ordnungen und historische Beschlüsse.
- Vereine
- Verbände
- Parteien
- Kammern
- Genossenschaften
- Innungen
- Stiftungen
- NGOs
- Netzwerke
- Betriebsräte
- Aufsichtsräte
- Personalräte
Struktur statt Zettelwirtschaft
60% weniger Verwaltungsaufwand – für mehr Wirkung
Entwickelt und betrieben wird skai gremium von norddeutschen Unternehmen, deren Mitglieder selbst seit vielen Jahren in Gremien aktiv sind. Die Anwendung wird in Deutschland gehostet und erfüllt damit hohe Anforderungen an Datenschutz, Sicherheit und Verlässlichkeit.
- Einfacher Einstieg
Einfacher Einstieg
Keine Schulungen notwendig, intuitive Nutzung im Browser
- Persönlicher Support
Persönlicher Support
Das skai-Team hilft bei Einrichtung, Datenschutzstruktur und Konfiguration
- Zeitersparnis
Zeitersparnis
Weniger manuelle Nachbereitung, mehr Klarheit nach der Sitzung
- Transparenz
Transparenz
Mitglieder, Vorstände oder Gremienmitglieder finden alle relevanten Infos an einem Ort
- Rechtssicherheit
Rechtssicherheit
Alle Daten und Beschlüsse nachvollziehbar dokumentiert
- Datenschutz
Datenschutz
Hosting in Deutschland, inkl. AV-Vertrag durch skai
- Flexible Preise
Flexible Preise
Anpassbar an Größe und Mitgliederzahl der Organisation
Für alle, die Informationen brauchen – und alle, die Verantwortung tragen
Zwei Zugänge, ein gemeinsames System
Wissensnutzer
Fokus-Modus und einfaches Interface
- Chat mit dem Organisationswissen
- Schnellzugriff auf Satzung, Protokolle und Beschlüsse
- Einfache Suche statt Ordner- oder Mail-Chaos
- Nutzung im Browser, ohne Schulungsaufwand
Koordinatoren
Voller Zugriff für komplexe Zusammenhänge
- Protokolle erstellen, freigeben und archivieren
- Anträge und Beschlüsse verwalten
- Aufgaben und Zuständigkeiten steuern
- Dokumente (Satzungen, Ordnungen, Richtlinien) pflegen und aktualisieren
- Rechte- und Rollenkonzepte anlegen
Wie skai gremium genutzt werden kann
Einstiegsszenarien
Einzelnutzung
Für einzelne Verantwortliche, die ihre eigene Gremienarbeit zuerst ordnen wollen
- Eigene Wissensdatenbank mit Satzungen, Protokollen und Vorlagen
- Intelligente Suche in Regelwerken, Beschlüssen und Dokumenten
- Automatische Zusammenfassungen von Sitzungen und Unterlagen
- Entwürfe für Anträge, Schreiben und Vermerke erstellen lassen
- Eigene Notizen und Dokumente strukturiert ablegen
- Persönliche Verlaufsübersicht der eigenen Sitzungen und Themen
Vorstand
Für Vorstände und Geschäftsstellen, die gemeinsam mit einer Datenbasis arbeiten wollen
- Zentrales Archiv für Protokolle, Anträge und Regelwerke
- Automatisierte Protokoll- und Aufgabenverteilung nach Sitzungen
- Workflows für Antragsbearbeitung, Freigaben und Beschlussumsetzung Rollen- und Rechteverwaltung für Vorstand, Geschäftsführung und Teams
- Monitoring von Beschlüssen, Fristen und offenen Aufgaben
- Gemeinsame Vorlagenbibliothek für Anträge, Einladungen und Schreiben
Gesamtverband
Für Verbände mit mehreren Ebenen – vom Spitzenverband bis zu Untergliederungen
- Gemeinsame Wissensbasis über alle Verbandsebenen hinweg
- Ebenenübergreifende Suche in Satzungen, Protokollen und Beschlüssen
- Standardisierte Protokoll- und Antragsprozesse für alle Gliederungen
- Auswertungen zu Anträgen, Beschlüssen und Aktivitäten je Verbandsebene
- Zentrale Steuerung von Governance-, Compliance- und Dokumentenstandards
So gehen Organisation und Führung heute
Ein KI-System für Gremienarbeit
Ob Vorstandssitzung, Vollversammlung oder Ausschussrunde: skai gremium unterstützt bei der Protokollführung, Aufgabenverteilung, Antragstellung- und Entwicklung sowie beim schnellen Zugriff auf relevante Regelwerke. Die Lösung wurde speziell für die Arbeitsweisen in Vereinen, Kammern und Verbänden entwickelt – ohne unnötige Komplexität. Und: Das Hosting erfolgt auf deutschen Servern – Ihre Daten bleiben in sicheren Händen. Auch OnPremise-Hosting möglich!
Server Hosting in Deutschland & OnPrem
Compliant und auf spezifische Verbands-anforderungen anpassbar
DSGVO-konform & höchste Datenschutzstandards für eine sichere Anwendung
Nahtlose Integration in eigene Systemstrukturen wie MS365
Intuitive Bedienung, die Schulungsbedarf minimiert
Die intelligente Lösung, die aus echter Gremienarbeit entstanden ist
Heiko Kösling, ehemaliger Betriebsrat im Lufthansa-Konzern und Aufsichtsrat eines Energie-Unternehmens, ist bis heute in mehreren Verbänden und Organisationen auf Vorstandsebene aktiv. ”Ich stoße immer wieder auf denselben Engpass: schlechte Dokumentation, weit verteiltes Herrschaftswissen, Papier-Strukturen, unübersichtliche Regelwerke und Beschlusslagen, manuelle Protokollerfassung – und keine zentrale Stelle, an der Informationen schnell auffindbar oder Inhalte ordentlich dokumentiert sind.”
Gemeinsam mit Stefan Henke, Gründer und Geschäftsführer von skai, entstand eine Lösung, die Technik und Gremienlogik miteinander verbindet: Ein digitales Assistenzsystem für Gremien, das unterstützt, statt zu überfordern.
Deutschland ist das Land der Vereine, dabei sind bürokratische Hürden schon groß genug. Und Gremienarbeit soll smart sein! Mit skai gremium machen wir Wissen zugänglich – für alle, die täglich und viel entscheiden müssen.
Heiko Kösling & Stefan Henke, Pia Kothe, Christoph Knauft
Über Heiko Kösling
Heiko Kösling ist Inhaber der Technologieberatung Digitale Hanseaten – C-Level Tech-Advisory, die für Tech-Unternehmen sowohl Produktentwicklung, Marketing und Vertrieb operativ verantwortet.
Seit über 25 Jahren ist er in verschiedenen Organisationen (u.a. Feuerwehr, Vereine, Wirtschaftsverbänden) und politischen Gremien ehrenamtlich aktiv und kennt sich insbesondere in der Leitung großer Organisationsstrukturen exzellent aus. Daher sind ihm die Herausforderungen für Haupt- und Ehrenamt in der täglichen Selbstverwaltung sowie die Anforderungen an große Gremiensitzungen wie Jahreshaupt- oder Delegiertenversammlungen oder kritische Vorstandssitzungen bestens vertraut. Auf Basis dieser langen Erfahrungen hat er skai gremium maßgeblich mitentwickelt.
Über Stefan Henke
Stefan Henke ist Gründer und Geschäftsführer der CodeFabrik GmbH in Osnabrück. Seit über 15 Jahren entwickelt er passgenaue Softwarelösungen mit dem Anspruch, komplexe Technologien zugänglich und alltagstauglich zu machen. Mit skai verfolgt er die Vision, Künstliche Intelligenz so einzusetzen, dass sie bestehende Prozesse unterstützt – nicht ersetzt.
Sein technisches Know-how und seine langjährige Erfahrung in der digitalen Produktentwicklung bilden die Grundlage für leistungsfähige, zugleich benutzerfreundliche Anwendungen wie skai gremium. Als Informatiker kennt er die Herausforderungen in Organisationen und entwickelt dafür strukturierte, verlässliche Lösungen.
Über skai
skai wurde 2023 von der CodeFabrik GmbH in Osnabrück entwickelt und seither erfolgreich in zahlreichen mittelständischen Unternehmen und verbandsähnlichen Organisationen eingeführt.
skai gremium ist die neueste Erweiterung der skai-Produktfamilie – speziell entwickelt für Gremienarbeit in Verbänden, Kammern, Parteien, Vereinen und anderen institutionellen Strukturen.
Die KI-basierte Lösung ermöglicht eine strukturierte und zugängliche Zusammenarbeit durch digitale Protokollerstellung, automatisierte Wissensbereitstellung und transparente Abläufe.
Einsatzszenarien: Wo skai gremium hilft
Wir wollen, dass Gremienarbeit großartig wird
Organisation und Prozesse
- Protokolle automatisch transkribieren & speichern
- Aufgaben aus Sitzungen automatisch zuweisen
- Anträge verwalten, versionieren & historisch nachvollziehen
- Fortschritt von Beschlüssen und offenen Themen monitoren
Wissen und Dokumente
- Satzungen & Richtlinien gezielt durchsuchen
- Chatbasierter Zugriff auf das gesamte Gremien-Wissen
- Stärken & Lücken in Ordnungen analysieren
- Compliance- & Nachweispflichten automatisch prüfen
Entlastung und Effizienz
- 60 % weniger administrativer Aufwand
- Onboarding neuer Mitglieder 60 % beschleunigt
- Einfach nutzbar – auch ohne technisches Vorwissen
- Weniger Abhängigkeit von Einzelpersonen und "Wissensinseln"
Maßgeschneidert für Ihre Organisation
skai gremium im Überblick
Sie möchten prüfen, ob skai gremium zu Ihrer Gremienarbeit passt? Wir bieten Ihnen einen kostenfreien Testzugang – mit Ihrer Organisation und realen Anwendungsfällen.
Unsere Lösungen bieten klare Preisstrukturen für den gezielten Einsatz von skai in Ihrem Verband oder Organisation. Sie zahlen nur, was Sie wirklich brauchen – skalierbar und individuell anpassbar. So wird KI zur echten Unterstützung in Ihrem Unternehmen und Arbeitsalltag.
- Persönlicher Ansprechpartner
- Ohne Einrichtungsgebühr
- Kostenfreier Testzeitraum
- ohne Schulungsaufwand nutzbar
Sprechen wir darüber, wie Gremienarbeit bei Ihnen funktioniert
Herausforderungen in der Gremienarbeit ähneln sich oft: viel Verantwortung, wenig Zeit und hohe Anforderungen an Transparenz. Lassen Sie uns gemeinsam schauen, wie skai gremium Ihre Arbeit konkret entlasten kann!
Pia Kothe
Co-Founder skai gremium